Sponsored: Voldoe aan de wettelijke bewaarplicht met Synology's Active Backup voor Office 365 en G-Suite

Door , bron: Synology


Langzaam maar zeker verandert de zakelijke it-wereld. Waar het tot een paar jaar geleden gemeengoed was om een eigen mailserver te draaien, wordt er meer en meer gebruik gemaakt van clouddiensten als Microsoft Office 365 en Google G-Suite. Diensten waarmee medewerkers eenvoudig kunnen beschikken over tekstverwerking, spreadsheets, presentatie-mogelijkheden, gedeelde agenda’s en e-mail. Dat laatste is tegenwoordig een van de belangrijkste zakelijke communicatiemethodes.

De diensten van onder andere Microsoft en Google maken het implementeren binnen bedrijfsomgevingen veel eenvoudiger en sneller. Het scheelt onder andere de hoofdbrekens van het zelf draaien van een mailserver en de kosten zijn overzichtelijk en dat maakt de financiële afdeling ook weer gelukkig.

De nukken van de providers

Deze clouddiensten bieden dus veel mogelijkheden en gemak, binnen een duidelijk kostenstructuur. Helaas betekent dit ook dat je overgeleverd bent aan de nukken van de cloudproviders voor het bewaren van je bestanden. In Nederland zijn er heldere bewaartermijnen voor bestanden van bedrijven, daar vallen ook e-mails onder.

Wettelijke bewaartermijnen Termijn
Gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken 10 jaar
Grootboek-, debiteuren-, crediteuren-, voorraad-', verkoop- en loonadministratie 7 jaar
E-mail over de bedrijfsvoering 7 jaar
Loonbelastingverklaringen,loonheffingen identiteitsbewijzen, beschikkingen en verklaringen van werknemers 5 jaar



Synology biedt Active Backup gratis aan voor Office 365 en G-Suite. 

Aan de slag met Synology Active Backup

Dit betekent dat het maken van een back-up van je cloudomgeving van belang is. Een van de mogelijkheden om dit relatief eenvoudig te realiseren is met Active Backup van Synology, apps die je eenvoudig op je NAS van dit merk kunt installeren en vervolgens kunt gebruiken om back-ups van je cloudomgeving te maken. In beide omgevingen worden zowel bestanden, agenda’s en e-mails door de backup meegenomen. SharePoint wordt momenteel nog niet door Synology ondersteund, al wordt daar wel hard aan gewerkt.


Het instellen van een back-up van G-Suite is een behoorlijke klus.

Active Backup van Synology is gratis en kun je als app op je Synology NAS installeren. Wel heb je minimaal een x64 NAS met DSM 6.1-15217 en BTRS nodig. Na de installatie moet je de software configureren om samen te kunnen werken met je cloudomgeving. Synology biedt een heldere stap-voor-stap handleiding om de apps in te stellen. Voor G-Suite is het een behoorlijke klus, waarbij het van belang is dat je de handleiding nauwkeurig volgt. Het maken van een koppeling met Office 365 is stukken eenvoudiger, daar log je in als beheerder en maak je in één stap de koppeling met Active Backup in orde.


Active Backup biedt een helder overzicht van de activiteit.

De Active Backup apps van Synology bestaan uit twee onderdelen: Active Backup en de Active Backup portal. In de eerste omgeving kun je precies zien wat de status is van je backup. Via het overzicht kun je onder andere zien hoeveel gebruikers beveiligd worden en het logboek bekijken. Wil je dieper in de data gaan kijken dan kun je in de portal toegang krijgen op mail-, bestand- en agenda-niveau to de gegevens van alle gebruikers. Let wel, dit mag niet zomaar: toestemming is een vereiste.  Met behulp van een tijdlijn kun je vervolgens eenvoudig door de backups navigeren. 


Dankzij de tijdlijn kun je makkelijk je weg vinden in de backups. 


Conclusie

Het maken van back-ups met Synology Active Backup laat je eenvoudig voldoen aan de eisen van bewaarplicht van je data. Erg belangrijk, want de overheid kan je verplichten deze data op te leveren en de nukken of regels van cloudproviders zijn geen geldige reden om er niet aan te voldoen. Het maken van een goede back-up is dus essentieel. Na het inregelen van Active Backup kun je de NAS zijn werk laten doen. Wel is het aan te raden om de hoeveelheid beschikbare opslag te overdimensioneren. Dat kun je doen door direct al extra schijven te plaatsen, maar je kunt er ook voor kiezen om een grotere NAS aan te schaffen en later pas extra schijven te plaatsen en het opslagvolume te laten groeien door gebruik te maken van Synology Hybrid RAID. Met deze technologie kun je beginnen met een storagepool bestaande uit twee schijven en daar kun je als de behoefte er is, extra schijven aan toevoegen en de opslag laten groeien. Je NAS moet daar dan natuurlijk wel de fysieke ruimte voor bieden.


Vandaag in het nieuws

Hardware.Info maakt gebruik van cookies.
*